Dunia IT Bagiku!

Dunia yang semakin berkembang dan membuat teknologi masa kini menjadi lebih modern. Kini orang telah tergiur dedngan teknologi komunikasi seperti hand phone. hand phone telah dimiliki oleh masyarakat luas dan membuat orang rugi, karena mereka rela mengeluarkan uang sakunya demi membeli pulsa dan senang-senang sendiri tanpa memperhatikan lagi lingkungan sekitar. Perkembangan ini membuat saya semakin penasaran akan cara menguasai teknologi karena saya tidak mau dikuasai oleh teknologi. Dahulu saya awam akan komputer, internet, LAN, WAN, Warnet pun saya tidak tau. Semakin dewasanya saya membuat saya semakin mengetahui dunia informasi dan komunikasi. Media Informasi dan Komunikasi kini telah berkembang pesat. Komputer, laptop, hp, i-pood, mp3 dll. Telah beredar dan bisa dimiliki setiap masyarakat. Dari media tersebut kita harus bisa mencari, mengolah dan mengembangkan informasi dari seluruh dunia.

Kini saya berusaha agar teknologi bisa dikuasai dengan sekolah mengambil jurusan Teknik Komputer Dan Jaringan. Belajar merakit komputer, membuat jaringan koputer, menggunakan Internet dan masih banyak lagi cara untuk menguasai dunia TI. Blogger adalah layanan internet yang memberikan kesempatan untuk membuat web sederhana. Saya menggunakan layanan ini untuk mengexpresikan, mencurahkan ide-ide, gagasan yang ada dipikiran saya dimana bisa diakses oleh semua orang didunia.

Pengalaman saya yang paling mengesankan adalah saat saya mengikuti lomba blog pelajar se-Provinsi Lampung. Lomba ini di selengarakan oleh PT.Telkom di Universitas Darma Jaya. Tema yang diambil adalah “satu juta pelajar paham dan mengerti internet disumatra. Kegiatan ini diikuti oleh 1268 pelajar SD, SMP, SMA, SMK, dari Provinsi Lampung. Kegiatan ini diselenggaraan dengan maksud untuk memecahkan rekor MURI “lomba 1000 blog pelajar”

Apakah STI bisa berperan di bidang tersebut ?

Tiga serangkai Applegate, Mc Farlan dan Mc Kenny (1996) menjawab pertanyaan tersebut di atas dengan mengajukan 5 (lima) pertanyaan berikut ini :

1. Dapatkah STI merubah dasar persaingan ?

Pertanyaan ini diajukan untuk menjawab ancaman dari pesaing-pesaing yang sudah ada. STI harus bisa berperan merubah dasar cara bersaing. Contoh terbaik adalah penjualan buku lewat internet yang dilakukan oleh amazon.com yang revolusioner. Dan ketika perusahaan sejenis mulai bermunculan, amazon.com segera merubah taktik dengan menjalin kerjasama dengan situs-situs terkemuka di dunia dengan menempelkan bannernya dan perkembangan yang terjadi kemudian justru kini banya situs yang mendaftarkan diri ke amazon.com sebagai link dari amazon.com dengan pembagian keuntungan yang layak.

2. Dapatkah STI membangun halangan-halangan untuk masuk bagi pesaing ?

Untuk mengatasi ancaman pesaing-pesaing baru, perusahaan dapat melakukannya dengan membangun halangan-halangan untuk masuk sebagai mekanisme pertahanan diri. Ada banyak cara untuk melakukan hal tersebut. Membuat produk skala ekonomis, membuat biaya berpindah, menguasai akses ke chaneldistribusi, membuat produk atau jasa yang berbeda atau menciptakan biaya yang mahal untuk kompetisi. Dalam bidang ini, STI disebut sebagai pemampu (enabler) karena memang potensial untuk menciptakan hal tersebut.

3. Dapatkah STI digunakan untuk menghasilkan produk-produk baru ?

Pertanyaan ini diajukan untuk menjawab ancaman dari produk-produk baru yang biasanya dimotori oleh bidang Research and Development yang didukung oleh STI yang canggih.

4. Dapatkah STI membangun biaya berpindah ?

Pertanyaan ini berhubungan dengan kekuatan tawar-menawar dari para konsumen atau pelanggan. Sudah diakui oleh kalangan bisnis jika para pelanggan memiliki kekuatan tawar-menawar. Untuk menjadikan pelanggan tetap setia dan loyal, kekuatan tawar-menawar pelanggan tersebut harus dikurangi. Pelanggan harus dikunci untuk tetap setia dan loyal. Cara yang paling efektif untuk mengunci pelanggan agar tetap loyal adalah dengan menimbulkan swiching costs/biaya berpindah. Contoh terbaik adalah dari perusahaan McKesson corp, sebuah perusahaan obat. McKesson memberikan terminal-terminal kepada para pelanggannya, toko-toko obat dan apotik yang digunakan untuk

pemesanan obat secara online. Pelanggan McKesson mempunyai 2 (dua) alternatif, memesan obat pada McKesson dengan beberapa keuntungan dengan menghemat beberapa macam biaya seperti biaya kesalahan, biaya finansial, biaya waktu dan biaya kenyamanan. Atau memesan ke supplier obat lainnya dengan mengeluarkan biaya pulsa telepon, biaya kertas facs, resiko kekeliruan dalam pemesanan dan kekurang nyamanan dalam melakukan pemesanan.

5. Dapatkah STI merubah keseimbangan kekuatan dari hubungan dengan pemasok ?

Pertanyaan ini adlah untuk menjawab ancaman kekuatan tawar-menawar dengan pemasok/supplier. Pemasok mempunyai kekuatan tawar-menawar untuk menentukan harga barang dan waktu pengiriman barang terutama untuk barang yang langka atau cepat terserap habis di pasaran atau barang-barang yang memiliki permintaan yang tinggi dari konsumennya. Kekuatan pemasok tersebut bisa diimbangi dengan cara menimbulkan persaingan antar pemasok dan memilih pemasok yang terbaik. Salah satu contohnya adalah ritel WalMart dan Macro (Indonesia). Perusahaan tersebut meminta pemasoknya untuk mengontrol sendiri inventorinya masing-masing dan mengecek faktur pengiriman dan tagihan-tagihan pemasok itu sendiri via web/internet maupun saling menghubungkan STI dengan para pemasoknya. Dengan cara ini, Wal Mart dan Macro dapat menghemat biaya persediaan barang dan biaya-biaya administrasi lainnya dan meningkatkan akurasi data serta efesiensi kerja serta memilih pemasok yang terbaik untuk memasarkan produk-produk sejenis.

Pertanyaan-pertanyaan tersebut di atas sudah pasti mempunyai nilai strategis dan kesempatan-kesempatan strategis dalam memanfaatkan STI semaksimal mungkin untuk kepentingan sebuah organisasi bisnis. Lalu, apa yang harus dilakukan untuk tidak membuang nilai dan kesempatan strategis tersebut agar tidak terbuang percuma ?

Porter dan Millar (1986) mengajukan 5 (lima) tahapan yang bisa diambil untuk menjangkau nilai dan kesempatan strategis tersebut :

1. Menilai Intensitas Informasi

Porter dan Millar mengusulkan untuk mengecek setiap kegiatan di rantai nilai organisasi untuk melihat intensitas kebutuhan informasinya. Kegiatan yang mengandung intensitas informasi yang tinggi akan semakin bernilai strategis dan mempunyai kesempatan mendapatkan keunggulan strategis.

2. Menentukan Peran STI di Struktur Organisasi

Peran STI untuk menambah nilai perlu diidentifikasi dan ditentukan secara jelas. Apakah untuk meningkatkan respon bagi pelanggan, penyedia informasi strategis atau lainnya.

3. Menentukan Pioritas Apa yang Bisa Dilakukan STI

Mengidentifikasi dan merangking (berdasarkan prioritas/fokus) cara-cara yang dapat dilakukan STI untuk membuat keuntungan strategis.

4. Meneliti Kemungkinan STI dalam mengembangkan bisnis baru

5. Membuat Rencana untuk Mengambil Keuntungan dari STI

STI harus direncanakan pararel dengan perencanaan bisnis untuk mendapatkan keuntungan dari STI yang dikembangkan.

Sementara itu, melengkapi model Porter dan Millar dalam memposisikan STI untuk menjangkau nilai dan kesempatan strategis, model Peter G. Keen yang dikenal dengan nama Keen’s reach and range memberikan framework berdasarkan 2 (dua) faktor :

1. Jangkauan ( Reach )

Jangkauan menunjukkan letak dari STI , apakah terletak di dalam (internal) ataukan sudah di luar (eksternal), inside organisasi ataukan outside organisasi.

2. Lingkupan ( Range )

Lingkupan menunjukkan luas dari aplikasinya. Pada awalnya, sebuah perusahaan yang pertama kali menerapkan pengembangan STI, jangkauannya masih berada di internal perusahaan dengan lingkup aplikasi yang masih sedikit yang digambarkan dengan titik “A”, namun selanjutnya akan semakin berkembang dengan posisi STI di titik “B” dan seterusnya. Menarik untuk menyertakan sebuah perjalanan supllies rumah sakit dari Amerika, American Hospital Supply Company (AHSC) dalam meraih nilai dan kesempatan strategis dalam Model Poter dan Millar dalam ruang lingkup Keen’s Reach and Range.

1. STI mulai diterapkan AHSC sejak tahun 1950 dan sampai dengan awal 1960 STI yang digunakan masih berorientasi pada operasi internal dan managemen kontrol.
2. Tahun 1964 STI AHSC mulai ditarik keluar untuk membantu rumah-rumah sakit lokal dalam mengendalikan persediaan barangnya dengan menggunakan teknik EDI ( Electronic Data Interchange) yang paling awal dan sederhana. Menggunakan kartu plong dan unit card reader yang kemudian meneruskan pesanan barang ke AHSC melalui jaringan telepon. Dampak positifnya, order barang semakin akurat, waktu pengiriman barang menurun dan persediaan barang yang mengendap di rumah sakit juga menurun. Sistem ini kemudian disebut ASAP (As Soon As Posible).
3. Dengan munculnya komputer personal, ASAP ditingkatkan. Kartu-kartu plong mulai ditinggalkan dan mulai beralih pada komputer micro serta mainframe yang terhubung secara online dari AHSC dengan rumah sakit yang menjadi langganannya. Pada tahap ini pula, diimplemntasikan VIP, sebuah STI yang menghubungkan AHSC dengan para pemasoknya. Hasil kombinasi dari ASAP dan VIP ini adalah peningkatan produktifitas pengolahan order sebesar US$ 11 Juta dengan peningkatan pendapatan untuk AHSC sebesar US$ 4-5 juta.
4. Tahun 1985, AHSC kemudian dibeli oleh Baxter Travenol yang kemudian bekerja sama dengan General Electric Information Service (GEIS) membuat ASAP generasi baru yang diberi nama ASAP Express. Sistem ini mengintegrasikan VIA dan ASAP untuk membuat jaringan elektronik untuk supplies rumah sakit yang difasilitasi GEIS.
5. Tahun 1994, Baxter Travenol meninggalkan ASAP dan mulai bekerja sama dengan Bergen Burnsweig (distributor farmasi), Boise Cascade (distributor produk-produk kantor), Eastman Kodak (pemasok sistem gambar/image) dan TSI International (pemasok perangkat lunak dan EDI) untuk membuat sistem dengan nama OnCall. Sistem ini menyediakan hubungan langsung ke masing-masing pihak melalui e-commerce.

STI memang berada di simpang jalan antara fungsinya sebagai asesoris dan sekedar lipstik dengan STI sebagai kekuatan yang sangat besar dalam mengembangkan usaha dari sebuah organisasi bisnis. Jadi, pilih mana ?

Informasi dalam STI

Dalam sistem teknologi informasi, selanjutnya disebut STI, serumit apa pun atau sesederhana apa pun pengembangannya, terdapat satu inti dan tujuan, yaitu menghasilkan informasi itu sendiri. Sesederhana apa pun STI yang dikembangkan, jika bisa menghasilkan informasi yang diharapkan, maka pengembangannya bisa

dikatakan berhasil. Namun di lain pihak, secanggih apa pun STI yang dikembangkan, jika tidak dapat menghasilkan informasi yang diharapkan, maka pengembangan STI yang canggih tersebut dikatakan gagal.

Kata ‘informasi’ telah menjadi urat nadi pengembangan STI. Lalu, apakah informasi itu sendiri ? Telah disepakati secara umum, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi para pemakainya. Dalam mencermati kalimat tersebut perlu diperhatikan bahwa data yang diolah menjadi bentuk yang berguna, tidak hanya sekedar memiliki arti. Katakanlah, misalnya informasi “1,3 meter”, 1,3 meter jelas memiliki arti sebagai satu koma tiga satuan panjang yang bernama “meter”, namun tidak begitu berguna bagi orang yang menginginkannya dalam satuan “centimeter”. Dengan demikian “1,3 meter” tersebut harus diolah

kembali agar menjadi berguna bagi orang yang memerlukannya. Misalnya dengan menyodorkan pada orang tersebut konversi satuan meter ke centimeter, bahwa “1 meter” adalah sama dengan “100 centimeter” sehingga kita bisa memberikan kepadanya angka “130 centimeter”. Informasi tersebut kini menjadi berguna bagi orang yang menginginkan informasi dalam satuan “centimeter”.

Di dalam STI, sebuah informasi dapat dikatakan berguna apabila ditopang oleh tiga hal :

1. Tepat pada kebutuhannya atau relevan

2. Tepat pada waktunya atau timelines

3. Tepat nilainya atau accurate

Dalam STI, informasi yang tidak didukung oleh ketiga hal tersebut tidak dapat dikatakan sebagai informasi yang berguna, tetapi dapat dikatakan sebagai informasi sampah atau garbage. Kelak anggapan tersebut memunculkan hukum Gi = Go (Garbage in = Garbage out / Sampah yang masuk = Sampah yang keluar). Dalam perkembangannya, informasi di dunia STI banyak dipengaruhi oleh keterlibatannya dalam dunia organisasi bisnis yang memang merupakan konsumen terbesar dari pengembangan STI. Hal tersebut mengakibatkan informasi dalam STI secara umum disebutkan memiliki 3 (tiga) tipe (Jogiyanto HM) sebagai

berikut :

1. Informasi Pengumpulan Data (Scorekeeping Information) Merupakan informasi yang mengambil bentuk berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan, “ Am I doing well or badly ?” “Apakah saya sudah mengerjakannya dengan baik tau belum ?”. Dalam sebuah organisasi bisnis atau perusahaan, informasi ini berguna bagi manajer tingkat bawah untuk mengevaluasi kinerja personel-personelnya.

2. Informasi Pengarah Perhatian (Attention Directing Information) Merupakan informasi untuk membantu memusatkan perhatian pada masalah-masalah yang menyimpang, ketidakberesan, ketidakefesienan dan kesempatan-kesempatan yang dapat dilakukan informasi tersebut untuk menjawab pertanyaan, “What problem should I look into ?” “Permasalahan apakah yang seharusnya saya cermati ?” Dalam sebuah organisasi bisnis atau perusahaan, informasi tipe ini akan membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. enyimpangan disini bisa berupa over budget biaya, target penjualan yang tidak tercapai, pendapatan perusahaan yang menurun, biaya produksi yang meningkat diluar perkiraan atau lainnya. Yang merupakan perbedaan dari apa yang diharapkan dengan apa yang terjadi dalam kenyataan, das sein vs das sollen.

3. Informasi Pemecahan Masalah (Problem Solving Information) Merupakan informasi yang membantu pengambilan keputusan untuk memecahkan permasalahan yang tengah dihadapi. Informasi ini untuk menjawab pertanyaan “ Of the several ways of doing the job, which is the best ?” Problem solving biasanya dihubungkan dengan keputusan-keputusan yang tidak berulang-ulang serta situasi yang membutuhkan analisis yang dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

Masih bersentuhan dengan pengembangan STI dalam sebuah organisasi yang bergerak di bidang bisnis khususnya, informasi mengambil beberapa karakteristik. Karakteristik yang berbeda tersebut biasanya disebabkan pembagian tingkat manajemen yang diberlakukan dalam sebuah organisasi bisnis. Setiap level

manajemen memiliki perbedaan fungsi dan fokus kerja sehingga membutuhkan informasi yang relevan pula. Karena itulah sebenarnya, informasi mengikuti karakteristik dari tiap level manajemen yang ada. Beberapa karakteristik yang bisa disebutkan antara lain :

1. Kepadatan Informasi

Manajemen tingkat bawah biasanya memerlukan informasi yang berkarakter mendetail dan terperinci atau dengan kata lain, kurang padat. Hal tersebut terjadi karena manajemen level bawah lebih banyak berkecimpung dengan tugas pengendalian operasi langsung. Sedangkan untuk manajemen yang lebih tinggi, biasanya informasi makin tersaring, lebih ringkas dan semakin padat.

2. Frekuensi Informasi

Frekuensi informasi yang diterima manajemen yang berbeda akan berbeda pula. Untuk manajemen tingkat bawah biasanya lebih cenderung rutin karena berkaitan dengan tugas dan pekerjaan yang rutin pula serta berulang-ulang. Semakin tinggi level manajemen, informasi yang dibutuhkan akan semakin tidak rutin dan seringkali ad hoc atau mendadak karena manajemen yang makin tinggi seringkali

dihadapkan pada pengambilan keputusan yang tidak terstruktur dimana pola dan waktunya tidak pasti.

3. Jadwal Informasi

Masih berkaitan dengan frekuensi. Karakter informasi yang disajikan secara periodik dan jadwal yang jelas biasanya dikonsumsi oleh manajemen tingkat bawah. Sedangkan manajemen yang lebih tinggi biasanya tidak terjadwal.

4. Periode Informasi Tersebut Dibutuhkan

Manajemen tingkat bawah lebih membutuhkan informasi historis untuk mengevaluasi tugas-tugas rutin yang sudah terjadi. Sedangkan karakter informasi yang dibutuhkan oleh manajemen yang lebih tinggi cenderung informasi prediksi yang menyangkut nilai masa depan.

5. Akses Informasi

Informasi historis, rutin/periodik, berulang-ulang dapat diakses secara offline. Sajian offline ini ditujukan untuk manajmen tingkat bawah. Sebaliknya, untuk manajmen tingkat atas yang memerlukan informasi kapanpun diperlukan akses informasi secara online.

6. Luas Informasi

Terfokus pada masalah tertentu digunakan oleh manajmen tingkat bawah yang memang mempunyai tugas yang khusus. Sedangkan untuk manajemen tingkat atas membutuhkan informasi yang semakin luas karena manajemen tingkat atas berhubungan dengan permasalahan yang lebih luas.

7. Sumber Informasi

Manajemen tingkat bawah biasanya lebih terfokus pada pengendalian operasi internal perusahaan, maka manajemen tingkat ini memerlukan informasi yang bersumber pada internal perusahaan itu sendiri. Sedangkan untuk menejemen tingkat atas yang berorientasi pada strategi dan perencanaan di masa yang akan datang , selain informasi internal, diperlukan juga informasi yang bersumber dari eksternal perusahaan itu sendiri.